Behind the Scenes Event #1: Một ngày vận hành sự kiện Online có gì phía sau hậu trường?

Với người tham dự, một sự kiện Online thường bắt đầu bằng việc mở email, bấm link và theo dõi chương trình trên màn hình. Nhưng phía sau trải nghiệm tưởng chừng đơn giản đó là cả một ngày vận hành căng thẳng của đội ngũ tổ chức.

Ngay từ sáng sớm, team vận hành đã bắt đầu kiểm tra toàn bộ hệ thống. Nền tảng sự kiện được test từ khâu đăng nhập, phân quyền người dùng đến khả năng chịu tải khi số lượng người tham dự tăng đột biến. Đây là bước quan trọng để đảm bảo sự kiện không gặp gián đoạn khi diễn ra thực tế.

Trước giờ lên sóng, đội ngũ kỹ thuật làm việc trực tiếp với diễn giả. Không phải ai cũng quen nói chuyện trước webcam, vì vậy việc test âm thanh, ánh sáng, camera và hướng dẫn cách tương tác với người xem online là bắt buộc. Một lỗi micro nhỏ cũng có thể khiến người tham dự rời đi chỉ sau vài phút đầu tiên.

Song song đó, team truyền thông gửi email nhắc lịch, hướng dẫn tham gia và chuẩn bị sẵn kịch bản hỗ trợ người tham dự. Những câu hỏi quen thuộc như “không vào được link”, “không nghe thấy âm thanh” luôn được dự đoán trước và có phương án xử lý nhanh.

Khi sự kiện chính thức bắt đầu, đội vận hành không chỉ theo dõi nội dung mà còn giám sát liên tục dữ liệu realtime: số người xem, mức độ tương tác, chất lượng đường truyền. Mỗi thành viên đều có checklist riêng để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào trong quy trình vận hành sự kiện online.

Khi livestream kết thúc, công việc vẫn tiếp tục. Dữ liệu được tổng hợp, email cảm ơn, link xem lại và khảo sát trải nghiệm được gửi đi để duy trì kết nối với người tham dự. Một sự kiện Online thành công không dừng lại ở lúc tắt livestream, mà kết thúc khi toàn bộ hành trình trải nghiệm được hoàn thiện.

Đó cũng là lý do các đơn vị tổ chức ngày càng ưu tiên sử dụng nền tảng tổ chức sự kiện online & hybrid để tối ưu vận hành và giảm rủi ro.