Behind the Scenes Event #2: Ai là những người đứng sau hỗ trợ để sự kiện Online diễn ra thành công?

Một sự kiện Online vận hành trơn tru hiếm khi là công việc của một cá nhân. Đằng sau màn hình livestream là sự phối hợp của nhiều vai trò khác nhau, mỗi người đảm nhận một mắt xích quan trọng trong toàn bộ hệ thống.

Đầu tiên là Event Manager – người chịu trách nhiệm tổng thể cho sự kiện. Từ việc xây dựng timeline, kịch bản chương trình cho đến phân công nhân sự và phương án xử lý rủi ro, Event Manager là người kết nối mọi bộ phận lại thành một guồng vận hành thống nhất.

Tiếp theo là Team kỹ thuật và nền tảng. Họ đảm bảo livestream ổn định, âm thanh và hình ảnh rõ ràng, dữ liệu người tham dự được ghi nhận chính xác. Khi xảy ra sự cố như lag, mất tiếng hay rớt kết nối, đây là nhóm phản ứng nhanh nhất để hạn chế tối đa ảnh hưởng đến trải nghiệm người xem.

Team nội dung và điều phối chương trình giữ vai trò kiểm soát nhịp sự kiện. Họ theo dõi thời lượng từng phiên, hỗ trợ diễn giả, điều phối phần Q&A và các hoạt động tương tác nhằm giữ chân người tham dự trong suốt chương trình.

Song song đó là Team hỗ trợ người tham dự. Trong suốt sự kiện, họ trực chat, email hoặc hotline để giải quyết các vấn đề phát sinh. Một phản hồi chậm hoặc thiếu rõ ràng có thể khiến người tham dự rời khỏi sự kiện ngay lập tức.

Cuối cùng là Team báo cáo và phân tích dữ liệu sau sự kiện. Họ tổng hợp số liệu, phân tích hành vi người xem và rút ra insight để tối ưu cho các sự kiện tiếp theo. Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả dài hạn.

Khi tất cả các vai trò này được hỗ trợ bởi nền tảng tổ chức sự kiện online với hệ thống báo cáo, check-in và vận hành tập trung, đội ngũ tổ chức có thể tập trung nhiều hơn vào trải nghiệm người tham dự thay vì xử lý sự cố.