Behind the Scenes Event #3: Những sự cố “không ai muốn nhắc tên” trong sự kiện Online

Với người tham dự, một sự kiện Online có thể trôi qua rất mượt mà. Nhưng với đội ngũ vận hành phía sau, mỗi chương trình đều tiềm ẩn những rủi ro kỹ thuật có thể xảy ra bất kỳ lúc nào.

Sự cố phổ biến nhất là mất kết nối mạng hoặc đường truyền không ổn định. Chỉ cần diễn giả mất mạng vài phút, toàn bộ flow chương trình có thể bị gián đoạn. Vì vậy, đội kỹ thuật luôn chuẩn bị phương án dự phòng: kết nối internet thứ hai, thiết bị thay thế và sẵn sàng chuyển quyền trình bày cho MC nếu cần.

Một vấn đề khác thường gặp là lỗi âm thanh. Micro không hoạt động, tiếng vọng, hoặc người nói quên bật mic đều có thể khiến người xem rời đi ngay lập tức. Trong hậu trường, team kỹ thuật liên tục theo dõi tín hiệu âm thanh realtime, nhắc diễn giả qua kênh nội bộ và xử lý ngay khi có dấu hiệu bất thường.

Không chỉ kỹ thuật, yếu tố con người cũng là một rủi ro lớn. Diễn giả nói quá thời lượng, quên kịch bản hoặc lúng túng khi tương tác online đều ảnh hưởng đến trải nghiệm chung. Lúc này, team điều phối phải can thiệp khéo léo: nhắc giờ, hỗ trợ Q&A hoặc chủ động điều chỉnh nhịp chương trình.

Đặc biệt, các sự kiện có số lượng người tham dự lớn thường gặp tình trạng quá tải hệ thống nếu nền tảng không được kiểm thử kỹ. Việc test tải trước sự kiện và phân quyền người dùng rõ ràng là bước bắt buộc để hạn chế rủi ro này.

Điểm khác biệt giữa một sự kiện Online chuyên nghiệp và nghiệp dư nằm ở cách xử lý sự cố. Không phải là “có lỗi hay không”, mà là “xử lý nhanh và êm đến mức nào”. Khi các kịch bản rủi ro được chuẩn bị sẵn và hỗ trợ bởi nền tảng tổ chức sự kiện online chuyên biệt, đội ngũ vận hành có thể chủ động kiểm soát tình huống thay vì bị động chữa cháy.