Sign in Subscribe

Bí quyết tối ưu ngân sách event dịp Tết – Peak season nhưng không “đốt tiền”

Bí quyết tối ưu ngân sách event dịp Tết – Peak season nhưng không “đốt tiền”
Ảnh: Thảo Nguyên. Bài viết: Phương Thảo

Dịp Tết luôn là mùa cao điểm của ngành sự kiện. Nhu cầu tăng mạnh kéo theo chi phí địa điểm, nhân sự, thiết bị và truyền thông đều “leo thang”. Tuy nhiên, nếu có chiến lược đúng, doanh nghiệp vẫn có thể tổ chức event Tết hiệu quả mà không vượt ngân sách.

1. Lên kế hoạch sớm để tránh chi phí đội giá

  • Chốt concept, timeline và ngân sách trước Tết ít nhất 2–3 tháng
  • Đặt sớm địa điểm, thiết bị, nhân sự để có giá tốt và nhiều lựa chọn
  • Tránh tổ chức quá sát Tết (cận 28–30) vì chi phí thường tăng đột biến

2. Ưu tiên mục tiêu chính – cắt bớt hạng mục “nice-to-have”

  • Xác định rõ event phục vụ mục tiêu gì: → Brand awareness, bán hàng, tri ân khách hàng hay nội bộ?
  • Tập trung ngân sách cho các hạng mục tạo trải nghiệm cốt lõi
  • Loại bỏ các chi tiết trang trí rườm rà nhưng ít giá trị cảm xúc

3. Tối ưu bằng cách kết hợp nhiều mục đích trong một sự kiện

  • Gộp: Year End Party + Tri ân khách hàng + Kick-off năm mới
  • Một sân khấu – nhiều nội dung – nhiều đối tượng tham gia
  • Tăng ROI mà không cần tổ chức nhiều event riêng lẻ

4. Tận dụng công nghệ & mô hình hybrid

  • Livestream song song onsite để mở rộng độ phủ
  • Dùng nền tảng check-in QR, mini game online, survey điện tử
  • Giảm chi phí in ấn, nhân sự và tăng dữ liệu thu thập sau sự kiện

5. Chọn concept thông minh thay vì “đắt tiền”

  • Ưu tiên ý tưởng sáng tạo, gần gũi văn hóa Tết
  • Dùng ánh sáng, âm thanh, storytelling thay cho decor đắt đỏ
  • Tận dụng không gian có sẵn thay vì dựng mới toàn bộ

6. Làm việc với đối tác linh hoạt

  • Chọn agency hoặc nhà cung cấp có kinh nghiệm tổ chức sự kiện mùa Tết
  • Đề xuất gói combo, tối ưu nhân sự đa nhiệm
  • Thỏa thuận rõ ngân sách để tránh phát sinh thêm ngoài dự tính

7. Đo lường hiệu quả để tối ưu cho năm sau

  • Đánh giá chi phí trên mỗi khách tham dự
  • So sánh mục tiêu ban đầu và kết quả đạt được
  • Rút kinh nghiệm để tổ chức Tết năm sau tiết kiệm hơn

Tối ưu ngân sách event Tết không đồng nghĩa với cắt giảm trải nghiệm. Quan trọng là lập kế hoạch sớm – tập trung đúng trọng tâm – tận dụng công nghệ và ý tưởng sáng tạo để mỗi đồng chi ra đều mang lại giá trị thực.