Cách sắp xếp quy trình check-in onsite nhanh gọn, không ùn tắc

Một quy trình check-in onsite được sắp xếp hợp lý sẽ giúp khách vào sự kiện nhanh, cảm thấy thoải mái và sẵn sàng hòa vào không khí chương trình. Chỉ cần tối ưu vài bước nhỏ, nhà tổ chức sự kiện đã có thể tạo trải nghiệm tốt đẹp cho người tham gia, giúp nhịp vận hành trôi chảy và chuyên nghiệp.

Chuẩn bị trước để check-in diễn ra nhanh hơn

Trước sự kiện diễn ra, những thông tin cần thiết trong quá trình check-in phải được chuẩn bị đầy đủ. 

• Thiết lập đăng ký trước với bảng thông tin cơ bản: họ tên, số điện thoại/email, đơn vị, số ghế, loại vé;
• Gửi QR/mã check-in trước 24–48 giờ kèm hướng dẫn mở mã nhanh trên điện thoại;
• Thông báo khách đến theo khung giờ mở cổng hoặc thời gian theo nhóm đối tượng (nếu chương trình đông); giúp dòng người vào đều hơn và dễ điều phối.

-> Quickom cho phép nhà tổ chức sự kiện thu thập thông tin theo nhu cầu và tự động gửi email xác nhận kèm QR ngay sau khi đăng ký thành công. Trước sự kiện 24 giờ, hệ thống gửi email nhắc tham gia để khách chủ động chuẩn bị. Nhờ đó, nhà tổ chức sự kiện giảm bớt khâu chuẩn bị check-in và vận hành tại cổng vào nhẹ nhàng, trôi chảy hơn.

Bố trí không gian check-in rõ ràng, dễ quan sát

Thiết kế khu vực check-in hợp lý sẽ giúp đội ngũ làm việc nhịp nhàng, khách vào nhanh và toàn bộ quy trình vận hành trôi chảy hơn.

• Thiết kế lối đi một chiều: vào cổng → check-in → nhận thẻ/vòng tay → đi vào khu vực chỗ ngồi;
• Đặt biển chỉ dẫn lớn từ xa (trước quầy 5–10m), kèm mũi tên hướng làn;
• Tổ chức các làn theo nhu cầu để tốc độ luôn ổn định:
  • Làn có mã QR: Quét mã QR -> Kiểm tra về tên sự kiện, thời gian địa điểm;
  • Làn không đem QR: Sắp xếp nhân viên hỗ trợ; 
  • Làn dành riêng cho khách VIP, diễn giả, đối tác. 

-> Nhà tổ chức sự kiện tại Quickom sẽ được cung cấp app Check-in chuyên dụng, hỗ trợ check-in nhanh chóng.

Tóm lại, check-in onsite nhanh gọn đến sự chuẩn bị kỹ càng và bố trí khu vực check-in dễ nhận biết.

Quickom sẽ đồng hành cùng BTC xuyên suốt quá trình bán vé và check-in, hỗ trợ vận hành để quy trình check-in thuận lợi.