Bối cảnh

Một công ty tổ chức sự kiện quy mô trung bình tại Việt Nam thường xuyên tổ chức các hội thảo chuyên ngành, với quy mô từ 200–500 người tham dự. Chương trình được thiết kế gồm nhiều phiên diễn ra nối tiếp hoặc song song, phục vụ các nhóm đối tượng tham dự khác nhau.

Mỗi phiên có nhóm người tham dự khác nhau; một số khách chỉ tham gia một hoặc hai phiên, trong khi diễn giả và khách VIP tham dự toàn bộ chương trình.

Cách vận hành check-in trước đây

Trước khi áp dụng giải pháp công nghệ, doanh nghiệp sử dụng:

• Check-in thủ công tại bàn tiếp đón
• Một mã QR chung cho cả ngày sự kiện, không phân biệt từng phiên
• Không theo dõi được lượt tham dự theo từng phiên
• Dữ liệu check-in thiếu chính xác, khó tổng hợp báo cáo sau sự kiện
• Dễ xảy ra ùn tắc tại khu vực check-in khi nhiều phiên bắt đầu cùng thời điểm
• Đội ngũ vận hành gặp áp lực lớn khi quy mô hội thảo tăng lên hàng trăm người

Hệ quả phát sinh

Trong quá trình vận hành, công ty sự kiện đối mặt với các vấn đề phổ biến sau:

• Không phân biệt được lượt tham dự theo từng phiên
• Dữ liệu báo cáo thiếu chính xác
• Quy trình check-in gây ùn tắc
• Khó kiểm soát quyền vào phiên 

Giải pháp từ Quickom: Check-in QR theo từng phiên

Để giải quyết bài toán trên, công ty sự kiện đã triển khai giải pháp check-in QR cho hội thảo nhiều phiên trong cùng một ngày từ Quickom.

Giải pháp được thiết kế dựa trên thực tế vận hành sự kiện, với các điểm chính:

• Mỗi phiên hội thảo có mã QR riêng Người tham dự chỉ cần quét QR tại phiên mình đăng ký, giúp ghi nhận chính xác lượt tham dự theo thời gian thực.
• Check-in nhanh, không ùn tắc Nhân sự sử dụng điện thoại hoặc máy quét QR, không cần đối chiếu danh sách thủ công, giảm đáng kể thời gian chờ.
• Kiểm soát quyền tham dự linh hoạtHệ thống cho phép phân quyền theo vé, nhóm khách hoặc vai trò (khách thường, VIP, diễn giả).
• Báo cáo chi tiết sau sự kiệnBan tổ chức có thể xuất báo cáo số lượng người tham dự theo từng phiên, khung giờ và nhóm đối tượng.

Kết quả đạt được

Sau khi áp dụng giải pháp của Quickom, công ty sự kiện:

• Giảm tải đáng kể cho đội ngũ vận hành tại điểm check-in
• Nâng cao trải nghiệm người tham dự tại các phiên hội thảo
• Có dữ liệu chính xác để đánh giá hiệu quả từng phiên và làm việc với đối tác

Quickom giúp tối ưu check-in hội thảo nhiều phiên, giảm tải vận hành và nâng cao trải nghiệm người tham gia.