Case Study: Quickom triển khai nền tảng event-tech cho Vietnam Licensing Expo 2025 theo mô hình hybrid như thế nào?
Bối cảnh sự kiện
Vietnam Licensing Expo 2025 là sự kiện chuyên ngành lớn, quy tụ các doanh nghiệp, thương hiệu, nhà sản xuất và đối tác bản quyền trong nước và quốc tế. Sự kiện được tổ chức theo mô hình hybrid, kết hợp triển lãm trực tiếp với các hoạt động kết nối, hội thảo và phiên gặp gỡ trực tuyến nhằm mở rộng phạm vi tiếp cận và tối ưu hiệu quả thương mại.
Ban Tổ chức cần một nền tảng event-tech linh hoạt, ổn định và phù hợp với đặc thù thị trường Việt Nam, có khả năng quản lý đồng thời nhiều nhóm người tham dự và nhiều hình thức tham gia khác nhau.
Thách thức đặt ra
Vietnam Licensing Expo 2025 đối mặt với một số bài toán vận hành phức tạp:
- Số lượng lớn khách tham quan, đối tác B2B, khách mời VIP
- Nhiều hoạt động song song: triển lãm, hội thảo, kết nối 1-1
- Cần kiểm soát đăng ký – RSVP – check-in chính xác
- Đảm bảo trải nghiệm liền mạch cho cả người tham dự trực tiếp và online
- Yêu cầu cao về quản lý dữ liệu người tham dự và báo cáo sau sự kiện
Việc sử dụng nhiều công cụ rời rạc tiềm ẩn rủi ro sai sót và gia tăng áp lực cho đội ngũ tổ chức.
Giải pháp từ Quickom
Quickom được lựa chọn làm đối tác công nghệ, triển khai nền tảng quản lý sự kiện hybrid toàn diện cho Vietnam Licensing Expo 2025, bao gồm:
- Hệ thống đăng ký & RSVP tập trung, phân loại rõ khách tham quan, đối tác, khách mời VIP
- Quản lý đa phiên – đa khu vực cho các hội thảo và hoạt động chuyên đề
- Check-in real-time, hỗ trợ luồng vào nhanh và kiểm soát số lượng theo từng khu vực
- Hỗ trợ hybrid event, kết nối người tham dự online với nội dung hội thảo và thông tin sự kiện
- Dashboard quản trị tập trung, giúp Ban Tổ chức theo dõi dữ liệu người tham dự theo thời gian thực
Giải pháp được triển khai nhanh chóng, dễ sử dụng và phù hợp với quy trình vận hành thực tế của sự kiện triển lãm B2B.
Kết quả đạt được
Sau khi ứng dụng nền tảng Quickom, Vietnam Licensing Expo 2025 ghi nhận những kết quả tích cực:
- Tăng 32% tỷ lệ đăng ký tham dự so với kỳ trước
- Giảm hơn 35% thời gian check-in tại khu vực triển lãm
- Dữ liệu người tham dự được quản lý tập trung, chính xác và dễ khai thác
- Trải nghiệm hybrid được đánh giá cao bởi cả khách tham quan trong nước và đối tác quốc tế
Ban Tổ chức có thể dễ dàng tổng hợp báo cáo sau sự kiện để phục vụ công tác truyền thông và phát triển kỳ tiếp theo.
Bài học & giá trị mang lại
Case study Vietnam Licensing Expo 2025 cho thấy:
- Event-tech nội địa có lợi thế rõ rệt trong việc hiểu bối cảnh thị trường và nhu cầu vận hành.
- Nền tảng hybrid không chỉ mở rộng phạm vi tiếp cận mà còn tăng hiệu quả kết nối thương mại.
- Việc đồng bộ dữ liệu giúp Ban Tổ chức ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
Quickom đã chứng minh vai trò của một nền tảng event-tech nội địa đáng tin cậy, sẵn sàng đồng hành cùng các sự kiện triển lãm và hội chợ thương mại quy mô lớn như Vietnam Licensing Expo 2025 trong kỷ nguyên hybrid event.