Sign in Subscribe

Case study: Sự kiện ra mắt sản phẩm thất bại vì phân công nhân sự sai vai trò

Case study: Sự kiện ra mắt sản phẩm thất bại vì phân công nhân sự sai vai trò
Ảnh và bài viết: Phương Thảo

Bối cảnh sự kiện

  • Loại hình: Lễ ra mắt sản phẩm công nghệ (offline + livestream)
  • Quy mô: ~300 khách mời, có báo chí & KOL
  • Timeline chuẩn bị: 3 tuần
  • Đội ngũ:
    • 1 Event Manager
    • 1 Content Lead
    • 1 Technical Lead
    • 10 nhân sự vận hành ngày diễn ra

Nghe thì đủ người. Nhưng vấn đề nằm ở phân công sai vai – sai người – sai quyền hạn.

Sai lầm nhân sự dẫn đến “vỡ trận”

1. Giao vai trò Event Operation cho người chỉ mạnh về giấy tờ

  • Người phụ trách vận hành:
    • Quen làm proposal, reminder, checklist
    • Ít kinh nghiệm xử lý sự cố thực địa
  • Hệ quả:
    • Khi khách đến đông hơn dự kiến → không biết điều phối line check-in
    • MC yêu cầu thay đổi flow → không dám quyết, phải hỏi cấp trên

👉 Mất “thời gian vàng” xử lý tại chỗ

2. Technical Lead không có quyền quyết định

  • Technical Lead phát hiện:
    • Âm thanh ngoài trời bị vọng
    • Internet livestream không ổn định
  • Nhưng:
    • Không được quyền đổi phương án
    • Phải chờ Event Manager duyệt

👉 Đến lúc được duyệt thì livestream đã giật – mất tín nhiệm người xem

3. Không có người “giữ nhịp tổng”

  • Event Manager:
    • Bận tiếp khách VIP
    • Không theo sát timeline từng phút
  • Không ai:
    • Nhắc cue MC
    • Kiểm soát flow hậu trường
    • Gắn kết các team với nhau

👉 Chương trình:

  • Trễ 25 phút
  • MC nói sai thứ tự
  • KOL xuất hiện không đúng thời điểm

Kết quả cuối cùng

  • Báo chí bỏ về sớm
  • Livestream có lượng xem thấp, comment tiêu cực
  • Brand bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp dù concept rất tốt

Bài học rút ra từ case này

  • Không phải đủ người là đủ năng lực
  • Vai trò sự kiện phải đi kèm quyền quyết định
  • Luôn cần 1 người “đứng giữa” để giữ nhịp toàn bộ chương trình
  • Phân công nhân sự sự kiện = phân công trách nhiệm + quyền + kịch bản xử lý
  • Quản lý vai trò & quyền hạn rõ ràng cho từng nhân sự sự kiện
  • Theo dõi timeline – cue – vận hành real-time trên một nền tảng
  • Giảm phụ thuộc vào nhắn tin rời rạc, gọi điện trong lúc sự kiện đang diễn ra

👉 Quickom giúp đội sự kiện nhìn được toàn cảnh – ra quyết định nhanh – không “vỡ trận” vì sai nhân sự.