Case study

Case Study: Tự động hóa RSVP giúp giảm 52% công việc thủ công cho sự kiện doanh nghiệp

Ảnh: Thảo Nguyên. Bài viết: Nhã Lâm

Bối cảnh

Doanh nghiệp X thường xuyên tổ chức sự kiện nội bộ và hội thảo doanh nghiệp với quy mô từ 200 - 500 khách.Trước đây, quy trình RSVP được xử lý thủ công qua:

Google Form rời rạc
Tổng hợp danh sách bằng Excel
Gửi email xác nhận và nhắc lịch thủ công

Hệ quả:

Mất nhiều thời gian cho các thao tác lặp lại
Dễ sai sót, trùng dữ liệu
Team vận hành quá tải trước mỗi sự kiện

Mục tiêu

Doanh nghiệp đặt ra 3 mục tiêu rõ ràng:

🎯 Giảm ít nhất 40% công việc RSVP thủ công

🎯 Quản lý danh sách khách mời tập trung, chính xác

🎯 Cải thiện trải nghiệm đăng ký cho người tham dự

Giải pháp từ Quickom

Quickom triển khai hệ thống tự động hóa RSVP end-to-end, bao gồm:

Tạo form RSVP chuyên nghiệp cho sự kiện
Nhúng RSVP trực tiếp lên website (dạng nút & trang)
Tự động gửi email xác nhận đăng ký
Email nhắc lịch theo kịch bản trước sự kiện
Đồng bộ dữ liệu real-time về hệ thống quản lý khách mời
Sẵn sàng cho check-in QR Code tại sự kiện

Toàn bộ quy trình được vận hành trên một nền tảng Event-tech duy nhất, không cần công cụ rời rạc.

Triển khai & so sánh

Chỉ số	Trước khi dùng Quickom	Sau khi tự động hóa RSVP
Thời gian xử lý RSVP	~12 giờ/sự kiện	5,5 giờ/sự kiện
Công việc thủ công	Cao	Giảm 52%
Sai sót dữ liệu	Thường xuyên	Gần như 0
Thời gian đăng ký của khách	~2 phút	< 1 phút

Kết quả đạt được

Sau 2 sự kiện đầu tiên sử dụng Quickom, doanh nghiệp ghi nhận:

📉 Giảm 52% khối lượng công việc RSVP thủ công

⏱️ Tiết kiệm hơn 6 giờ làm việc cho mỗi sự kiện

📊 Dữ liệu khách mời tập trung, dễ theo dõi & báo cáo

😊 Trải nghiệm đăng ký mượt mà hơn cho người tham dự

“Team có thêm thời gian tập trung vào nội dung và trải nghiệm sự kiện, thay vì xử lý RSVP thủ công.”

Bài học rút ra

RSVP thủ công không phù hợp cho sự kiện doanh nghiệp quy mô vừa & lớn
Tự động hóa RSVP không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm rủi ro vận hành
Nền tảng Event-tech giúp mở rộng dễ dàng cho sự kiện hybrid trong tương lai

Quickom – Giải pháp RSVP tự động cho sự kiện doanh nghiệp

Quickom giúp doanh nghiệp:

Tự động hóa RSVP & email nhắc lịch
Nhúng sự kiện trực tiếp lên website
Quản lý khách mời & check-in QR Code
Phù hợp cho sự kiện nội bộ, doanh nghiệp & hybrid

Trải nghiệm Quickom ngay hôm nay để giảm tải vận hành và biến mỗi sự kiện thành dấu ấn đáng chia sẻ.