Checklist tránh sai lầm khi tổ chức sự kiện Online & Onsite

Sau khi đã nhận diện những sai lầm phổ biến trong quá trình tổ chức sự kiện, câu hỏi tiếp theo mà nhiều người làm sự kiện đặt ra là: Làm sao để tránh ngay từ đầu?

Câu trả lời nằm ở một checklist rõ ràng, dễ kiểm soát và có thể áp dụng cho cả Online lẫn Onsite Event. Dưới đây là Checklist tránh sai lầm giúp bạn chủ động hơn trong mọi khâu vận hành.

1. Checklist Xác Định Mục Tiêu & Chiến Lược

Trước khi bắt đầu:

• Mục tiêu chính của sự kiện đã được xác định rõ chưa?
• KPI cụ thể là gì (số người đăng ký, tham dự, lead, doanh thu)?
• Đối tượng tham dự là ai? Online hay onsite phù hợp hơn?

👉 Nếu chưa trả lời được các câu hỏi này, đừng vội triển khai các bước tiếp theo.

2. Checklist Lựa Chọn Hình Thức Sự Kiện

Tránh sai lầm chọn sai mô hình bằng cách kiểm tra:

• Nội dung có cần tương tác trực tiếp không?
• Người tham dự ở cùng khu vực hay phân tán?
• Ngân sách & nguồn lực hiện có phù hợp với Online, Onsite hay Hybrid?

👉 Chọn đúng hình thức giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu trải nghiệm.

3. Checklist Chuẩn Bị Kỹ Thuật

Với sự kiện Online

• Test âm thanh, camera, ánh sáng của diễn giả
• Kiểm tra đường truyền Internet + phương án dự phòng
• Phân quyền host/co-host rõ ràng
• Test trình chiếu, video, link truy cập

Với sự kiện Onsite

• Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
• Chuẩn bị thiết bị dự phòng (micro, dây, adapter)
• Test toàn bộ kịch bản kỹ thuật trước giờ G

👉 Kỹ thuật là yếu tố không được phép sai, dù chỉ 1%.

4. Checklist Trải Nghiệm Check-in & Tham Dự

• Vé điện tử & QR code đã sẵn sàng chưa?
• Nhân sự check-in đã được phân công & tập huấn?
• Quy trình check-in có rõ ràng, nhanh gọn không?
• Có phương án xử lý vé lỗi, khách đến muộn không?

👉 Check-in tốt tạo ấn tượng đầu tiên rất mạnh với người tham dự.

5. Checklist Nội Dung & Tương Tác

• Nội dung có đúng nhu cầu người tham dự không?
• Thời lượng từng phần có hợp lý không?
• Có hoạt động tương tác (Q&A, poll, mini game) không?
• MC/host đã được brief kỹ chưa?

👉 Nội dung tốt nhưng thiếu tương tác sẽ khiến người tham dự rời đi sớm.

6. Checklist Nhân Sự & Phân Công

• Ai phụ trách tổng điều phối?
• Ai xử lý kỹ thuật?
• Ai quản lý diễn giả?
• Ai hỗ trợ người tham dự?

👉 Mỗi đầu việc chỉ nên có 1 người chịu trách nhiệm chính để tránh chồng chéo.

7. Checklist Kịch Bản Dự Phòng (Plan B)

Luôn chuẩn bị cho các tình huống:

• Diễn giả đến trễ hoặc không tham gia được
• Mất kết nối mạng
• Lỗi trình chiếu
• Sự cố kỹ thuật onsite

👉 Có Plan B giúp đội ngũ bình tĩnh và xử lý chuyên nghiệp hơn.

8. Checklist Sau Sự Kiện

Tránh sai lầm “xong là thôi” bằng cách:

• Gửi email cảm ơn người tham dự
• Gửi tài liệu, video recap
• Thu thập phản hồi & đánh giá
• Tổng hợp báo cáo dữ liệu
• Họp nội bộ rút kinh nghiệm

👉 Đây là bước giúp sự kiện sau tốt hơn sự kiện trước.

Sai lầm trong tổ chức sự kiện không đáng sợ bằng việc lặp lại cùng một sai lầm nhiều lần. Một checklist rõ ràng không chỉ giúp đội ngũ vận hành mượt mà hơn mà còn nâng cao trải nghiệm người tham dự và hình ảnh thương hiệu.

Dù bạn tổ chức sự kiện Online hay Onsite, checklist này có thể xem như “bản đồ an toàn” giúp bạn tự tin hơn trong mọi giai đoạn.