Checklist vận hành sự kiện Online & Onsite: Cẩm nang tối ưu cho người làm sự kiện 2025

Ảnh: Thảo Nguyên. Bài viết: Phương Thảo

Trong bối cảnh ngành sự kiện Việt Nam đang bước vào giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ, việc tổ chức sự kiện không chỉ cần sáng tạo mà còn phải đảm bảo vận hành trơn tru, liền mạch và có khả năng đo lường. Dù sự kiện được tổ chức online, onsite, hay hybrid, một checklist đầy đủ chính là “vũ khí bí mật” giúp đội ngũ hạn chế rủi ro và tối ưu trải nghiệm của người tham dự.

1. Checklist trước sự kiện

1.1. Mục tiêu & Concept

Xác định mục tiêu sự kiện: branding, lead generation hay ra mắt sản phẩm.
Xây dựng concept & key message.
Phân bổ ngân sách cho từng hạng mục cụ thể.

1.2. Timeline & Phân công

Lập timeline chi tiết theo từng tuần.
Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên.

1.3. Checklist cho sự kiện onsite

Đặt địa điểm & ký hợp đồng venue.
Kiểm tra layout, sức chứa, lối thoát hiểm, hệ thống điện – âm thanh – ánh sáng.
Chuẩn bị standee, backdrop, bảng tên, tài liệu, quà tặng.
Xác định vị trí đặt camera nếu có livestream.
Chuẩn bị phương án dự phòng thiết bị.

1.4. Checklist cho sự kiện online

Chọn nền tảng (Quickom, Zoom, Google Meet…).
Tạo phòng, thiết lập quyền host/co-host.
Kiểm tra camera, micro, ánh sáng của diễn giả.
Set up background ảo hoặc banner.
Test đường truyền Internet và chuẩn bị backup 4G/5G.

2. Checklist truyền thông trước sự kiện

2.1. Onsite Event

Gửi thư mời và xác nhận số lượng khách.
Chuẩn bị danh sách check-in.
In bảng tên, sơ đồ chỗ ngồi (nếu cần).
Set team lễ tân và điều phối.

2.2. Online Event

Tạo landing page đăng ký.
Gửi chuỗi email reminders theo lịch.
Thiết lập automation trên Facebook/Zalo.
Gắn tracking UTM cho toàn bộ link.

3. Checklist trong ngày diễn ra sự kiện

3.1. Đối với Sự kiện Onsite

Setup âm thanh – ánh sáng trước 3 giờ.
Kiểm tra ghế, khu vực sân khấu, booth, đường đi.
Test micro: 2–3 micro chính + micro dự phòng.
Brief MC, kỹ thuật, lễ tân và điều phối.
Kiểm tra khu vực backstage cho diễn giả.
Chuẩn bị các tình huống dự phòng.

3.2. Đối với Sự kiện Online

Mở phòng trước 15–20 phút đón khách.
Kiểm tra âm thanh/video diễn giả.
Chỉ định co-host quản lý chat & Q&A.
Ghim màn hình diễn giả khi trình bày.
Ghi lại sự kiện (Record).
Theo dõi chất lượng đường truyền.

4. Checklist sau sự kiện

4.1. Dùng chung cho Online & Onsite

Gửi email cảm ơn sau sự kiện.
Gửi slide deck, video recap hoặc tài liệu liên quan.
Thu thập phản hồi của khách.
Tổng hợp lead, phân loại MQL/SQL.
Đánh giá KPI: đăng ký, tham dự, chi phí/lead…
Họp tổng kết nội bộ.

4.2. Báo cáo & Tối ưu

Xuất báo cáo từ nền tảng (đối với online event).
Tổng hợp hình ảnh, trích dẫn, highlight của sự kiện.
Lưu checklist và rút kinh nghiệm cho sự kiện tiếp theo.

Dù là sự kiện online, onsite, hay hybrid, điểm chung dẫn đến thành công đều nằm ở quy trình vận hành rõ ràng và khả năng kiểm soát rủi ro. Checklist không chỉ giúp đội ngũ hoạt động mạch lạc hơn mà còn nâng tầm trải nghiệm của người tham dự trong bối cảnh ngành sự kiện đang tăng tốc chuyển đổi số.