Tutorial

Chi phí tổ chức sự kiện gồm những gì? Cách dự trù ngân sách hiệu quả

Ảnh: Thảo Nguyên. Bài viết: Phương Thảo

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của người tổ chức sự kiện là: “Tổ chức một sự kiện thì tốn bao nhiêu tiền?”. Thực tế, chi phí tổ chức sự kiện không có con số cố định mà phụ thuộc vào hình thức, quy mô và mục tiêu chương trình.

Trong bài viết này, QUICKOM sẽ giúp bạn hiểu rõ các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện Online & Onsite, từ đó dự trù ngân sách chính xác và tránh phát sinh không cần thiết.

1. Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện

Đối với sự kiện Onsite, chi phí địa điểm thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách.

Bao gồm:

Thuê hội trường, trung tâm hội nghị, khách sạn, ...
Phí setup không gian
Chi phí điện, nước, vệ sinh
Thời gian thuê phát sinh

Với sự kiện Online, chi phí này gần như bằng 0, thay vào đó là chi phí nền tảng công nghệ.

2. Chi phí nền tảng và công nghệ

Đây là hạng mục bắt buộc cho cả sự kiện Online và Hybrid.

Bao gồm:

Nền tảng bán vé và quản lý người tham dự
Hệ thống check-in, QR code
Livestream, phòng họp online, studio ảo
Công cụ tương tác (Q&A, poll, chat)

Việc lựa chọn nền tảng tích hợp nhiều tính năng như QUICKOM giúp giảm đáng kể chi phí so với việc dùng nhiều công cụ rời rạc.

3. Chi phí nhân sự và vận hành

Một sự kiện dù online hay onsite đều cần đội ngũ vận hành.

Chi phí này bao gồm:

Nhân sự
Ban tổ chức, điều phối chương trình
Kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, livestream
MC, diễn giả, khách mời
Nhân sự hỗ trợ khách tham dự

Quy mô càng lớn, chi phí nhân sự càng tăng.

4. Chi phí thiết bị kỹ thuật

Thiết bị quyết định chất lượng trải nghiệm của người tham dự.

Bao gồm:

Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
Camera, thiết bị livestream
Micro, tai nghe, thiết bị ghi hình
Máy tính, đường truyền internet

Với sự kiện online, chi phí tập trung nhiều vào camera, micro và đường truyền ổn định.

5. Chi phí truyền thông & marketing sự kiện

Đây là hạng mục thường bị đánh giá thấp nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng người tham dự.

Bao gồm:

Thiết kế banner, landing page, video
Quảng cáo Facebook, Google, TikTok
Email marketing, KOLs, PR báo chí
Chi phí in ấn (với onsite)

Không có ngân sách truyền thông phù hợp, sự kiện rất dễ rơi vào tình trạng “truyền thông/marketing tốt nhưng không ai tham gia”.

6. Chi phí sản xuất nội dung

Nội dung là yếu tố cốt lõi của sự kiện.

Chi phí này bao gồm:

Viết kịch bản chương trình
Slide trình bày, video mở màn
Nội dung tương tác, mini game
Quà tặng hoặc voucher cho người tham dự

Sự kiện càng đầu tư vào trải nghiệm, chi phí sản xuất nội dung càng cao.

7. Chi phí bán vé và thanh toán

Nếu sự kiện có bán vé, bạn cần tính đến:

Phí cổng thanh toán
Phí nền tảng bán vé
Phí hoàn vé, xử lý giao dịch

Việc dùng nền tảng bán vé tích hợp như QUICKOM giúp kiểm soát tốt doanh thu và chi phí phát sinh.

8. Chi phí phát sinh & dự phòng rủi ro

Không sự kiện nào diễn ra đúng 100% kế hoạch ban đầu.

Chi phí dự phòng thường bao gồm:

Phát sinh thời gian thuê địa điểm
Sự cố kỹ thuật
Thay đổi nhân sự hoặc thiết bị
Chi phí xử lý tình huống khẩn cấp

Thông thường, nên dành 10–15% tổng ngân sách cho hạng mục này.

9. Chi phí hậu sự kiện

Nhiều người bỏ qua chi phí này, nhưng đây là bước quan trọng để tối ưu hiệu quả sự kiện.

Bao gồm:

Email cảm ơn, khảo sát
Video recap, báo cáo số liệu
Chăm sóc khách hàng sau sự kiện
Tài liệu và nội dung follow-up

Cách tối ưu chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả

Để kiểm soát ngân sách tốt hơn, bạn nên:

Xác định rõ mục tiêu sự kiện ngay từ đầu
Ưu tiên nền tảng công nghệ tích hợp nhiều tính năng
Lập checklist chi phí chi tiết trước khi triển khai
Theo dõi ngân sách theo từng giai đoạn

Chi phí tổ chức sự kiện không chỉ là con số, mà là bài toán cân bằng giữa ngân sách và trải nghiệm người tham dự. Hiểu rõ từng hạng mục chi phí sẽ giúp bạn chủ động kế hoạch, hạn chế rủi ro và tối ưu hiệu quả tổ chức.