Giảm in ấn, tăng hiệu quả: ESG bắt đầu từ phòng họp
Khi nhắc đến ESG (Môi trường, Xã hội và Quản trị), nhiều doanh nghiệp thường nghĩ đến các dự án lớn như giảm phát thải carbon, sử dụng năng lượng tái tạo hay xây dựng chuỗi cung ứng xanh. Tuy nhiên, một trong những thay đổi dễ triển khai và mang lại hiệu quả tức thì lại bắt đầu từ chính nơi diễn ra các quyết định quan trọng nhất của doanh nghiệp: phòng họp.
Việc chuyển từ các cuộc họp sử dụng tài liệu in sang phòng họp không giấy (Paperless Meeting) không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần cải thiện hiệu quả vận hành, tăng tính minh bạch và hỗ trợ doanh nghiệp đạt các mục tiêu ESG.
In ấn vẫn là một "chi phí vô hình" của doanh nghiệp
Theo Environmental Paper Network, ngành giấy hiện tiêu thụ khoảng 35–40% tổng lượng gỗ khai thác công nghiệp trên toàn cầu và là một trong những ngành sử dụng nhiều nước, điện năng và hóa chất nhất. Trong khi đó, Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ (EPA) cho biết giấy và bìa cứng chiếm khoảng 23% tổng lượng chất thải rắn đô thị phát sinh mỗi năm.
Không chỉ tạo áp lực lên môi trường, việc in ấn còn làm gia tăng chi phí vận hành. Báo cáo của Gartner ước tính các doanh nghiệp có thể dành 1–3% doanh thu hằng năm cho các hoạt động liên quan đến in ấn và quản lý tài liệu, bao gồm giấy, mực in, thiết bị, lưu trữ và xử lý hồ sơ.
Phòng họp không giấy giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả
Chuyển đổi sang phòng họp không giấy không đơn thuần là thay tài liệu giấy bằng file PDF. Đây là quá trình số hóa toàn bộ vòng đời của cuộc họp, từ chuẩn bị tài liệu, chia sẻ nội dung, cộng tác thời gian thực, biểu quyết, ký số cho đến lưu trữ biên bản.
Theo McKinsey & Company, việc ứng dụng các nền tảng cộng tác số có thể giúp tăng năng suất của nhân viên tri thức từ 20–25%, chủ yếu nhờ giảm thời gian tìm kiếm thông tin và tối ưu quá trình phối hợp giữa các bộ phận.
Trong khi đó, khảo sát của IDC cho thấy nhân viên văn phòng dành gần 30% thời gian làm việc để tìm kiếm hoặc xử lý tài liệu, thay vì tập trung vào các hoạt động tạo giá trị. Khi tài liệu được quản lý tập trung và cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị và ra quyết định.
ESG không chỉ là môi trường mà còn là quản trị
Một lợi ích quan trọng khác của phòng họp không giấy là nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp. Mọi tài liệu, lịch sử chỉnh sửa, biên bản và quyết định đều được lưu trữ tập trung, giúp tăng khả năng truy xuất và giảm rủi ro thất lạc hoặc sử dụng sai phiên bản tài liệu.
Theo PwC Global Investor Survey 2024, 71% nhà đầu tư cho biết họ coi các yếu tố ESG là một phần quan trọng trong quyết định đầu tư. Điều này cho thấy quản trị minh bạch và số hóa quy trình nội bộ đang trở thành lợi thế cạnh tranh chứ không còn là lựa chọn.
Quickom và mô hình phòng họp số
Trong xu hướng này, Quickom phát triển nền tảng họp và cộng tác số tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình trên một hệ sinh thái duy nhất. Người dùng có thể chia sẻ tài liệu, tổ chức họp trực tuyến hoặc hybrid, cộng tác theo thời gian thực và lưu trữ toàn bộ dữ liệu cuộc họp.
Đặc biệt, AI trên Quickom có thể hỗ trợ ghi biên bản tự động, tóm tắt nội dung, trích xuất các quyết định quan trọng và tạo danh sách công việc sau cuộc họp. Điều này không chỉ giảm khối lượng công việc hành chính mà còn giúp doanh nghiệp tăng tốc độ ra quyết định dựa trên dữ liệu.
ESG không nhất thiết phải bắt đầu từ những dự án đầu tư quy mô lớn. Việc giảm in ấn, số hóa tài liệu và xây dựng phòng họp không giấy là một bước đi thiết thực, dễ triển khai nhưng mang lại tác động lâu dài cho cả môi trường và hiệu quả kinh doanh. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, những doanh nghiệp thành công sẽ không chỉ là những doanh nghiệp ứng dụng AI, mà còn là những doanh nghiệp biết xây dựng hạ tầng làm việc thông minh, nơi mỗi cuộc họp đều nhanh hơn, minh bạch hơn và bền vững hơn.