Những điều Ban Tổ chức thường quên khi tổ chức sự kiện hybrid
Sự kiện hybrid kết hợp trải nghiệm trực tiếp và trực tuyến, giúp mở rộng phạm vi tiếp cận và tối ưu nguồn lực. Để công tác tổ chức triển khai hiệu quả, BTC cần đồng bộ kịch bản hai kênh, âm thanh và hạ tầng mạng dự phòng. Đồng thời, cần cơ chế tương tác rõ ràng cho cả online và offline.
1) Kịch bản vận hành cho cả offline và online
Hybrid cần kịch bản chi tiết và đồng bộ cho cả hai kênh, để nội dung triển khai nhất quán và trải nghiệm của người tham dự online lẫn offline luôn mạch lạc.
- Timeline riêng cho sân khấu và livestream: Tách 2 timeline, một cho hoạt động tại hội trường, một cho nội dung phát trên nền tảng online và đảm bảo các mốc thời gian luôn đồng bộ.
- Slide/video chèn, cảnh máy, cue kỹ thuật:
- Liệt kê file và thời điểm phát; quy định góc quay (toàn cảnh, cận cảnh, khán giả hỏi, màn hình);
- Cue: Đặt lệnh thao tác theo phút cho kỹ thuật (chuyển cam, bật overlay, phát video, đổi nguồn âm).
2) Tối ưu âm thanh cho người xem online
Để trải nghiệm nghe rõ ràng, cần kiểm soát âm thanh theo chuẩn livestream.
- Tách riêng nguồn âm đưa vào hệ thống phát
- Micro diễn giả
- Nhạc / video
- Âm khán phòng
- Kiểm tra tiếng vọng, tiếng nền và cân mức âm từng micro trước giờ bắt đầu
- Bố trí micro riêng cho phần hỏi đáp tại hội trường để thu câu hỏi đầy đủ
3) Hạ tầng mạng và phương án dự phòng
Cần chuẩn bị sẵn phương án mạng và thiết bị dự phòng ngay từ giai đoạn đầu để bảo đảm sự kiện vận hành ổn định, thông suốt.
- Mạng riêng cho livestream và vận hành
- Đường truyền dự phòng / 4G - 5G backup
- Ghi hình cục bộ, pin sạc, thiết bị thay thế
4) Tương tác công bằng giữa hai nhóm người tham dự
Để giữ nhịp và tăng tham gia, cần thiết kế cơ chế tương tác thống nhất.
- Kênh hỏi đáp, bình chọn, khảo sát cho online
- Điều phối viên tổng hợp câu hỏi online đưa lên sân khấu
- Quy tắc chọn câu hỏi rõ ràng, dễ theo dõi
Tóm lại, tổ chức Hybrid hiệu quả cần chuẩn bị đồng bộ giữa phần trực tiếp và trực tuyến, để vận hành ổn định và trải nghiệm người tham dự nhất quán.
Nền tảng Quickom hỗ trợ tổ chức sự kiện hybrid hiệu quả, giúp kết nối trải nghiệm trực tiếp và trực tuyến một cách đồng bộ.