Những lỗi khiến khách đến tham gia sự kiện onsite có trải nghiệm tệ (và cách tránh)

Nhiều sự kiện onsite có lượng khách đăng ký đông, nhưng khi kết thúc lại nhận về phản hồi tiêu cực. Vấn đề không nằm ở nội dung hay quy mô, mà thường đến từ những lỗi nhỏ trong trải nghiệm người tham dự. Dưới đây là những sai lầm phổ biến khiến khách đã đến nhưng vẫn ra về với cảm giác không hài lòng.

Check-in rườm rà, xếp hàng dài

Ấn tượng đầu tiên của khách chính là khâu check-in. Việc ghi tên thủ công, dò danh sách chậm hoặc phân luồng không rõ ràng khiến người tham dự phải xếp hàng lâu, dễ bực bội ngay từ đầu. Khi cảm xúc tiêu cực xuất hiện sớm, trải nghiệm tổng thể của sự kiện rất khó được cứu vãn.

Không gian bố trí thiếu hợp lý

Nhiều sự kiện gặp tình trạng sân khấu bị khuất tầm nhìn, âm thanh không đều hoặc khu vực ngồi quá chật. Khách phải liên tục xoay ghế, đứng dậy hoặc di chuyển để theo dõi nội dung. Những bất tiện này khiến họ mất tập trung và giảm mức độ hài lòng, dù nội dung chương trình có tốt đến đâu.

Lịch trình không rõ ràng, dễ trễ giờ

Khi agenda thay đổi liên tục hoặc không được thông báo kịp thời, người tham dự cảm thấy bị động. Việc chờ đợi quá lâu giữa các phiên hoặc diễn giả nói quá thời lượng cũng làm trải nghiệm bị ngắt quãng, khiến nhiều người rời đi trước khi sự kiện kết thúc.

Thiếu hướng dẫn và hỗ trợ tại chỗ

Khách không biết hỏi ai khi cần hỗ trợ là một lỗi phổ biến. Từ việc tìm nhà vệ sinh, khu vực ăn uống đến cách tham gia hoạt động bên lề, nếu không có đội ngũ hỗ trợ rõ ràng, người tham dự sẽ cảm thấy lạc lõng và không được quan tâm.

Bỏ quên trải nghiệm sau sự kiện

Nhiều ban tổ chức cho rằng onsite kết thúc khi khách ra về. Tuy nhiên, việc không gửi email cảm ơn, không chia sẻ tài liệu hay hình ảnh sau sự kiện khiến trải nghiệm bị “cụt”. Khách khó nhớ đến thương hiệu và ít có động lực quay lại ở các sự kiện sau.

Trải nghiệm onsite tốt cần sự chuẩn bị từ hệ thống

Một sự kiện onsite chuyên nghiệp không chỉ cần kịch bản tốt mà còn cần quy trình vận hành mượt mà. Khi check-in, điều phối, hỗ trợ và báo cáo được quản lý trên một nền tảng tổ chức sự kiện online & hybrid, đội ngũ tổ chức có thể kiểm soát trải nghiệm người tham dự tốt hơn và giảm tối đa rủi ro.

👉 Quickom giúp doanh nghiệp tối ưu trải nghiệm onsite từ khâu đón khách đến sau sự kiện, để mỗi lần tham dự đều là một lần khách muốn quay lại.