Những sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện và bán vé

Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi nhiều khâu chuẩn bị, từ nội dung, truyền thông đến bán vé và vận hành. Tuy nhiên, không ít nhà tổ chức sự kiện - dù mới hay đã có kinh nghiệm vẫn mắc phải những sai lầm làm ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và trải nghiệm của người tham dự. Dưới đây là ba lỗi phổ biến nhất và cách khắc phục.

1. Đặt giá vé không hợp lý

Giá vé là yếu tố quyết định khiến người tham dự chọn mua hay bỏ qua. Tuy vậy, nhiều sự kiện vẫn rơi vào tình huống:

• Giá quá cao so với giá trị thực, khiến khách hàng cảm thấy “không đáng tiền”.
• Đặt giá quá thấp, dẫn đến khó trang trải chi phí tổ chức sự kiện và tạo cảm giác sự kiện thiếu chuyên nghiệp.
• Không đa dạng hạng vé, khiến khách khó lựa chọn mức phù hợp với nhu cầu.

Để tránh sai lầm này, nhà tổ chức cần nghiên cứu thị trường, tham khảo giá của các sự kiện tương tự và quan sát đối tượng khách hàng mục tiêu. Việc chia nhỏ vé thành các hạng như early bird, vé thường, vé VIP… cũng giúp tăng khả năng chốt đơn.

2. Thiếu truyền thông đa kênh

Một trong những sai lầm lớn nhất là phụ thuộc vào chỉ một kênh truyền thông. Sự kiện dù hay đến đâu cũng khó bán vé nếu thông tin không được lan tỏa đúng cách.

• Nhiều đơn vị chỉ đăng trên Facebook mà bỏ qua TikTok, Instagram, email, website hay các cộng đồng phù hợp.
• Không hợp tác với KOL, influencer khiến phạm vi tiếp cận bị thu hẹp.
• Thông điệp truyền thông không thống nhất, dẫn đến khách khó hiểu về nội dung sự kiện.

Để khắc phục, hãy xây dựng chiến lược truyền thông đa kênh, tùy chỉnh nội dung cho từng nền tảng và bắt đầu truyền thông càng sớm càng tốt. Đặc biệt, việc sử dụng video teaser hoặc livestream sẽ giúp tăng độ tin cậy và hứng thú.

3. Không tính toán số lượng người tham dự thực tế

Một lỗi khác là dự đoán sai lượng khách tham dự, quá đông hoặc quá ít đều ảnh hưởng đến sự kiện.

• Quá đông: gây quá tải, check-in chậm, không đủ chỗ ngồi, phản hồi tiêu cực trên mạng xã hội.
• Quá ít: không khí loãng, khó tạo hiệu ứng và khiến nhà tổ chức lỗ nặng.

Nguyên nhân chính thường đến từ:

• Không sử dụng công cụ theo dõi vé bán ra theo thời gian thực.
• Không phân tích hành vi khách hàng.
• Đặt chỉ tiêu cảm tính, thiếu dữ liệu.

Để hạn chế rủi ro, nhà tổ chức sự kiện cần dùng các nền tảng bán vé có thống kê chi tiết, đồng thời linh hoạt trong việc mở thêm vé, đóng bớt vé hoặc khuyến mãi để cân bằng lượng khách.

Sai lầm trong tổ chức và bán vé là điều khó tránh, nhưng hoàn toàn có thể giảm thiểu nếu nhà tổ chức chuẩn bị kỹ lưỡng và đánh giá đúng nhu cầu của người tham dự. Chỉ cần điều chỉnh hợp lý ở chiến lược giá, truyền thông đa kênh và dự đoán lượng khách, sự kiện sẽ vận hành trơn tru hơn và đạt hiệu quả cao hơn