Sai lầm phổ biến khi tổ chức sự kiện Online & Onsite và cách phòng tránh
Tổ chức một sự kiện thành công không chỉ phụ thuộc vào ý tưởng hay ngân sách lớn. Trên thực tế, rất nhiều sự kiện gặp vấn đề không phải vì thiếu sáng tạo, mà vì những sai lầm tưởng chừng rất nhỏ trong khâu vận hành.
Dù là sự kiện Online hay Onsite, nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm người tham dự và hình ảnh thương hiệu. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất khi tổ chức sự kiện – kèm theo giải pháp giúp bạn tránh lặp lại.
1. Không xác định rõ mục tiêu sự kiện
Một trong những sai lầm lớn nhất là bắt tay tổ chức sự kiện khi:
- Chưa rõ mục tiêu chính là branding, bán vé hay tạo lead
- Không có KPI đo lường cụ thể
- Nội dung chương trình lan man, thiếu trọng tâm
Cách tránh: Trước khi làm bất cứ việc gì, hãy trả lời rõ: Sự kiện này nhằm mục đích gì? Từ đó xây dựng nội dung, timeline và lựa chọn công nghệ phù hợp.
2. Chọn sai hình thức sự kiện (Online – Onsite – Hybrid)
Nhiều nhà tổ chức chọn hình thức sự kiện theo cảm tính hoặc theo xu hướng, thay vì dựa trên đối tượng người tham dự.
Ví dụ:
- Đối tượng ở nhiều tỉnh thành nhưng vẫn tổ chức onsite
- Nội dung cần tương tác cao nhưng chỉ tổ chức online đơn thuần
Cách tránh:Phân tích kỹ đối tượng mục tiêu, mức độ sẵn sàng tham gia và ngân sách để lựa chọn hình thức phù hợp nhất.
3. Đánh giá thấp khâu kỹ thuật
Với sự kiện Online, lỗi thường gặp là:
- Âm thanh kém
- Mạng không ổn định
- Diễn giả không quen sử dụng nền tảng
Với sự kiện Onsite:
- Âm thanh bị hú
- Ánh sáng không phù hợp
- Thiết bị dự phòng không có
Cách tránh:Luôn test kỹ thuật ít nhất 1–2 lần trước sự kiện, chuẩn bị thiết bị dự phòng và có người phụ trách kỹ thuật xuyên suốt chương trình.
4. Trải nghiệm check-in kém
Check-in chậm, xếp hàng dài, nhập liệu thủ công là những điểm trừ lớn trong mắt người tham dự, đặc biệt với các sự kiện bán vé.
Cách tránh:Ứng dụng vé điện tử, QR check-in và đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
5. Thiếu tương tác với người tham dự
Nhiều sự kiện, đặc biệt là Online Event, rơi vào tình trạng:
- Người xem vào nhưng rời sớm
- Ít câu hỏi, ít tương tác
- Không tạo được kết nối cảm xúc
Cách tránh:Thiết kế các hoạt động tương tác như Q&A, mini game, poll, khảo sát nhanh để giữ chân người tham dự trong suốt chương trình.
6. Không chuẩn bị kịch bản xử lý rủi ro
Sự cố là điều không thể tránh khỏi, nhưng rất nhiều đội ngũ không có phương án B.
Các tình huống thường gặp:
- Diễn giả đến trễ
- Mất kết nối mạng
- Lỗi trình chiếu
Cách tránh:Chuẩn bị sẵn kịch bản dự phòng cho từng tình huống và brief đội ngũ trước ngày diễn ra sự kiện.
7. Bỏ quên giai đoạn sau sự kiện
Sai lầm phổ biến là xem sự kiện kết thúc khi chương trình khép lại. Việc không follow-up khiến:
- Lead bị lãng phí
- Không đo lường được hiệu quả
- Không rút được kinh nghiệm cho lần sau
Cách tránh:Gửi email cảm ơn, tài liệu, khảo sát và tổng hợp báo cáo dữ liệu ngay sau sự kiện để tối ưu cho các hoạt động tiếp theo.
Vì sao cần tránh những sai lầm này?
Trong bối cảnh ngành sự kiện ngày càng cạnh tranh, mỗi sự kiện không chỉ là một chương trình, mà còn là một điểm chạm thương hiệu. Một trải nghiệm không trọn vẹn có thể khiến người tham dự không quay lại lần sau.
Việc nhận diện sớm sai lầm giúp người tổ chức:
- Tiết kiệm chi phí
- Tối ưu nguồn lực
- Nâng cao trải nghiệm người tham dự
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn
Sai lầm khi tổ chức sự kiện là điều khó tránh, nhưng hoàn toàn có thể giảm thiểu nếu có quy trình, công nghệ và sự chuẩn bị phù hợp. Online hay Onsite không quan trọng bằng việc bạn kiểm soát được trải nghiệm của người tham dự từ đầu đến cuối.