Tôi cần làm gì khi đã chọn sai hình thức sự kiện hoặc muốn đổi từ Online sang Onsite hoặc Hybrid?
Trong quá trình tạo sự kiện, không ít nhà tổ chức nhầm lẫn giữa các hình thức như Online, Onsite hay Hybrid. Thậm chí sau khi sự kiện đã có người mua vé, kế hoạch thay đổi khiến bạn muốn chuyển từ sự kiện online sang tổ chức trực tiếp hoặc ngược lại.
Trước đây, việc này khá phức tạp. Nhưng Quickom đã có tính năng mới giúp bạn chỉnh sửa lại hình thức tổ chức dễ dàng ngay cả khi sự kiện đã có người đăng ký.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn hiểu rõ cách hoạt động của các loại vé và những việc cần làm khi thay đổi hình thức sự kiện.
1. Ba loại hình sự kiện và vé tương ứng trên Quickom
Khi tạo một Public Event, bạn có ba lựa chọn:
Sự kiện Online: Sự kiện diễn ra trực tuyến trên quickom.com, người mua vé sẽ nhận được 1 đường link để tham gia phòng online.
Sự kiện Onsite: Sự kiện được tổ chức tại một địa điểm cụ thể. Người mua vé sẽ nhận được mã QR để check-in khi đến tham dự.
Sự kiện Hybrid: Sự kiện được tổ chức đồng thời trực tuyến trên quickom.com và tại địa điểm cụ thể. Người mua vé sẽ nhận được đường link tham gia online hoặc mã QR để check-in tại địa điểm, tùy theo loại vé họ đã mua.
Mỗi hình thức sẽ tạo ra loại vé khác nhau. Ví dụ:
Vé online sẽ chứa link phòng họp.
Vé onsite sẽ là mã QR phục vụ check-in.
2. Quickom cho phép thay đổi hình thức tổ chức ngay cả khi đã có người đăng ký
Nếu bạn đã tạo một sự kiện online và có người mua vé nhưng sau đó muốn chuyển thành sự kiện onsite hoặc hybrid, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp:
- Truy cập Sự kiện của tôi
- Chọn sự kiện cần điều chỉnh
- Nhấn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa
- Thay đổi sang hình thức tổ chức mong muốn
- Lưu lại
3. Điều gì xảy ra với người đã mua vé online trước khi bạn đổi hình thức?
Những người đã mua vé online sẽ vẫn giữ vé cũ và vé đó vẫn hoạt động bình thường. Cụ thể:
- Họ vẫn có link tham gia online
- Vé online vẫn được xem là hợp lệ
- Quá trình bán vé online không bị gián đoạn
Tuy nhiên, khi bạn thay đổi sang hình thức onsite hoặc hybrid, Quickom sẽ hiển thị thêm một lưu ý dành cho nhà tổ chức:
"Bạn có muốn cấp thêm vé onsite cho những người đã mua vé online trước đó hay không?"
4. Những việc nhà tổ chức cần làm ngay khi thay đổi hình thức sự kiện
Để tránh phát sinh nhầm lẫn hoặc trải nghiệm không đồng nhất, nhà tổ chức nên kiểm tra những mục sau:
Kiểm tra tất cả loại vé trong mục Quản lý vé
Khi đổi hình thức, loại vé cũ vẫn tồn tại. Bạn cần xem lại xem loại vé nào nên tiếp tục bán và loại vé nào nên tắt.
Xem lại mô tả sự kiện để bảo đảm không gây hiểu lầm
Thông tin sự kiện như địa điểm, link online, thời gian check-in có thể cần cập nhật.
Gửi thông báo cho người đã mua vé
Khách mua vé online trước đó cần được thông báo nếu sự kiện chuyển sang onsite hoặc hybrid.
Quyết định có gửi thêm vé onsite cho khách mua vé online hay không
Điều này tùy thuộc vào chính sách sự kiện của bạn.
5. Nếu bạn tạo nhầm hình thức sự kiện và đã có người mua vé, bạn nên làm gì?
Nếu bạn chọn sai hình thức ngay từ đầu mà đã có người đăng ký, bạn có thể:
- Chỉnh sửa lại hình thức sự kiện trong phần quản lý
- Kiểm tra loại vé đã bán
- Cập nhật lại vé tương ứng (nếu cần)
- Gửi thông báo hoặc email giải thích để khách hiểu rõ
- Gửi lại vé cho người tham gia (nếu cần)
Trong trường hợp có khách mua nhầm loại vé (ví dụ: họ muốn onsite nhưng lại chọn vé online), bạn có thể liên hệ trực tiếp với họ hoặc tạo thêm vé mới và gửi vé.
Quickom mang đến sự linh hoạt tối đa cho nhà tổ chức trong việc tạo và quản lý vé sự kiện. Ngay cả khi bạn lỡ chọn nhầm hình thức hoặc thay đổi kế hoạch giữa chừng, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa dễ dàng mà không làm gián đoạn việc bán vé hay ảnh hưởng đến người tham dự.